大數據與檔案資源開發利用

國資委黨委委員、秘書長

（2015年9月23日）

當今世界，信息技術革命日新月異，對國際政治、經濟、文化、社會、軍事領域發展產生了深刻影響。信息化和經濟全球化相互促進，互聯網已經融入社會生活的方方面面，深刻改變了人們的生產和生活方式。信息技術與經濟社會的交匯融合引發了數據呈幾何級的迅猛增長，大數據已成為國家基礎性戰略性資源，正日益對全球生產、流通、分配、消費活動以及經濟運行機制、社會生活方式和國家治理能力產生重要影響。而企業檔案是企業最大的數據資源集合，中央企業的檔案管理面臨著大數據時代的挑戰和新的發展機遇。習近平同志指出：檔案工作是一項非常重要的工作，經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案，在全面建設小康社會進程中，檔案工作顯得越來越重要。國資委黨委歷來高度重視中央企業檔案工作，強調中央企業檔案是中央企業重要無形資產，是國有資產重要組成部分，要求在當前先進信息技術加速發展的大背景下，充分利用大數據技術推動企業檔案資源開發利用，使檔案資源更好地發揮支持企業決策、管控、創新、發展，提升競爭力的基礎數據資源的作用。

一，數據資源對企業發展有著重要的戰略意義

目前，我們所處的時代，是一個大規模產生、分享和應用數據的時代，信息流引領技術流、資金流、人才流，信息資源日益成為重要的生產要素和社會財富，信息掌握的多寡成為國家軟實力和競爭力的重標志，可以說誰擁有了數據資源誰就擁有了未來。企業的實物資產與數據資源就如同車之兩輪、鳥之兩翼，管理好、利用好企業數據資源，對提升工作效率和質量、促進企業改革發展具有重要的戰略意義。

——數據資源是企業基礎性的戰略保障

隨著計算機的不斷普及和信息技術的跨越發展，“數據”這一計算機科學領域的詞匯已被人們廣泛熟知，其原有詞義也被延伸應用，“大數據”便成為“海量信息”的代名詞。可以說，在當前時代，無論是政治、經濟、社會等宏觀領域，還是企業、個人等微觀個體，其決策與行為正越來越基于對數據或者說是“海量信息”進行匯總分析后而作出，不再僅憑經驗與感覺。數據資源與信息管理的重要性不言而喻。谷歌公司是大數據時代的開拓者，同時也是大數據資源開發利用的獲益者。通過對數據資源的深度挖掘和開發分析，谷歌公司可以實現客戶情緒分析、交易風險提示、產品推薦、客戶流失預測、法律文案分類、電子郵件內容過濾、政治傾向預測、物種鑒定等諸多目標。通過上網行為分析甚至實現能個人身份定位。據稱，大數據能給谷歌公司每天帶來2300萬美元的收入。

大數據時代，數據即資產的概念正被越來越多的企業接受和認可，數據成為基礎生產資料與市場要素，由此產生的“大數據”的戰略價值不亞于工業社會的能源。歐美發達國家大型跨國企業已經將大數據作為企業核心競爭力的關鍵要素。今年8月19日，國務院常務會議通過了《關于促進大數據發展的行動綱要》，會議強調要開發利用好大數據這一基礎性戰略資源，這正是順應世界潮流，從頂層設計上來推動大數據產業發展，這也為我們企業的發展、轉型升級指明了戰略方向。

——數據資源是企業轉型升級的動力引擎

轉型升級是一個企業邁向更具獲利能力的資本和技術密集型經濟領域的過程。企業升級不僅包括產品升級、功能升級、質量升級、過程升級，還包括產業鏈、價值鏈的升級。中央、國務院領導同志高度重視中央企業轉型升級，明確指出中央企業要進一步增強緊迫感和責任感，切實轉變發展方式，結合企業實際，加快解決影響企業轉型升級的主要矛盾，為做強做優做大中央企業作出新的更大貢獻。

我們很多企業在發展的過程中，積累了大量數據資源，這些數據包含企業發展歷程、競爭態勢、市場分布、發展趨勢、人力資源、科技研發、管理信息、客戶資源等等，對企業可持續發展具有重要的戰略意義。通過充分利用大數據技術對海量的數據資源的廣泛搜集、深度挖掘、歸納分析和開發利用，可以為企業制定發展戰略、重構商業模式、優化生產流程、完善產品設計、把握競爭優勢、搶占市場先機、實現精細管理等提供基礎支撐，助力企業轉型升級。

——數據資源是企業精益管控的重要支撐

企業管控模式是指企業為實現其經營目標組織資源、開展經營生產活動的基本框架和方式。隨著互聯網日益普及，將極大地改變社會生產方式，傳統的以大工業規模化時代為背景、以泰勒科學管理為靈魂、以精英官僚體制為主要特點的企業生產模式、管理模式面臨諸多挑戰。以更加民主、更加扁平、更加靈活、更加高效、更加前瞻為特點的戰略管控模式日益為現代企業所青睞。

運用大數據技術對數據資源進行開發利用，與戰略管控的思想一脈相承。戰略管控重視集團內外部的協調共贏以及系統分層管理，大數據技術強調數據共享、協作共生。大數據更為豐富的數據收集手段有利于把握外部環境變化，減少市場經營風險。并且，戰略管控主體是自上而下，大數據的處理和分析能力可以實現決策層、經營層和操作層不同層面的信息整合，增加對集團資源的協調與控制。因此，大數據技術從廣度和深度兩個層次為戰略管控治理提供了手段。通過利用大數據技術對數據資源的開發，我們就能夠重塑企業管控模式，使得創新、協同、共享和服務成為企業精細管控的主旋律。

二，有效開發利用檔案資源，才能更好地融入中心、服務大局

隨著現代信息化技術和檔案理論和管理實踐的發展，企業檔案的概念已從傳統的公函文件、文書音像資料等，延伸至企業生產經營管理過程中，形成的具有保存價值的各種文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的歷史信息記錄；而檔案管理也從傳統的保存、保管、提供利用，拓展為企業知識資產和信息資源全生命周期管理的行為。因此，有效開發利用檔案數據資源對企業決策、運營管控、市場競爭、效益效率、文化傳承、轉型升級、可持續發展等都起到至關重要的作用。

（一）檔案是企業信息資源的聚集地，必須加快數字化建設。

檔案是企業最基本、最重要、最核心、最全面、最有序的信息資源聚集地，覆蓋了企業經營活動的所有內容。長期以來，受傳統檔案管理思維所限，企業檔案管理普遍存在“重管理、輕使用”的現象。這就導致大量有價值的檔案數據資源長期在檔案庫房處于冬眠狀態，其價值得不到很好的挖掘利用，導致我們檔案工作得不到應有的重視，檔案工作人員同樣得不到應有的重視。實踐證明，積極利用大數據技術，對海量的檔案數據資源海量數據進行聚類、分類、相關性分析，找到數據之間的關系，建立各種數據模型，使“死檔案”變為“活信息”，為企業生產經營提供多角度、全方位、有價值的服務，才能使檔案資源轉化為現實生產力。也只有如此，檔案工作才能在企業日常管理與生產經營中由被動變為主動，由末端變成前端，由無關緊要變得舉足輕重。

（二）檔案是企業核心數據的儲能池，必須推進全方位利用。

全球范圍內，運用大數據推動經濟發展、完善社會治理、提升政府服務和監管能力正成為趨勢。對于企業而言，通過大數據技術對檔案資源開發利用，可以更好地發揮檔案為企業儲能充電的基礎作用：一是傳承企業文化。企業文化是一個企業由其價值觀、核心理念、企業形象、行為方式等組成的特有的文化現象。檔案真實地記載了企業發展沿革和管理團隊經歷，描述企業的戰略思路和核心競爭力，規范企業的經營與管理規則。企業檔案與企業文化建設，是載體與內容的關系。檔案是企業文化的非常重要的載體之一，在培育和倡導、傳承企業文化弘揚企業價值觀方面具有重大作用。二是服務企業發展。在大數據背景下，做好檔案的開發利用工作，是現代企業加強自身經營管理、創造經濟效益、謀求自身發展的重要手段。通過對檔案資源的分析研究，把企業檔案中潛在的信息轉化為現實生產力，就能夠使檔案信息資源更好地服務中心工作、服務企業發展。三是防控經營風險。企業是當今社會最典型的經濟生產組織，是人類及其財富高度集中之處，而企業往往面對的風險也會更多、更復雜。企業風險防控就是通過一定的制度安排與技術手段發現風險、判斷風險、控制風險、降低風險、轉移風險進而創造風險防控的價值的過程。通過加強企業檔案管理與資源開發利用，可以形成倒逼機制，使得企業強化日常管理，堵塞管理漏洞。同時，檔案作為一種具有憑證意義的信息資源，具有輔助企業進行風險控制的信息價值，這是一種被動意義的風險防控，這兩者對于現代企業防控風險具有重大意義。四是維護企業權益。企業在經濟運作之中面臨著各種利益交織，可能產生各種糾紛,企業要想減少經濟運作中的麻煩與損失，就得在平素的企業管理中謹慎、細致的保存好，既有時效性又有真實性，較為翔實完整的企業檔案做證據，以有效維護自身權益，唯有如此才能在經濟糾紛中立于不敗之地。這方面我們與一些跨國公司有很大差距，但我們中央企業中一些國際化程度比較高的企業已經在迎頭趕上。這里有一個案例，中國建筑依靠嚴謹的海外檔案管理制度與全面的檔案資料，使得公司在海灣戰爭后的索賠工作得到了聯合國索賠委員會的高度認可，幾乎支持了企業的全部訴求，為國家追回經濟賠償3.8億美元，為企業挽回經濟損失9億美元。實際上，我們很多中央企業都有這樣的案例，往往一件檔案可能會給企業帶來巨大效益，或避免一次法律糾紛。

（三）檔案是企業改革發展的助推器，必須實施多元化轉型

大數據的背景下，企業改革發展對檔案信息資源的需求日益迫切。然而，我們的檔案資源開發利用還存在著許多薄弱環節，如：傳統檔案管理手段單一、方法落后，很多環節還未擺脫手工勞動；各檔案管理單位分散、封閉管檔，導致資源共享性差，社會化服務水平低；大部分檔案資源還處于非電子化、非數字化、非網絡化、非標準化狀態。我們對檔案信息資源開發不足，就會導致企業數據資源集中的優勢就無從發揮。這就要求我們要以數據資源開發利用為核心推動檔案管理轉型：一是由傳統管理向信息管理轉型。傳統檔案管理的流程是檔案的產生、檔案分類、檔案編目、檔案排序、檔案描述層級；并且傳統檔案管理以紙質為主，文檔保存、借閱、管理不方便，容易損壞泄密。傳統的檔案管理方式已不能適應大數據發展要求，檔案管理信息化成為新形勢下發展趨勢。檔案信息化管理，是通過檔案信息資源的數字化和檔案管理過程的網絡化，經系統加工和網絡傳輸后，實現檔案信息資源的合理配置和有效利用，最終實現檔案信息資源共享。換句話說，檔案信息化過程實際上也是指檔案管理模式從以存檔、管檔為主到以用檔為主的過程。唯有如此，才能加速實現檔案管理現代化，真正實現檔案數據資源開發利用的目標。二是由封閉向開放轉型。大數據時代檔案工作的覆蓋面更寬、受眾面更廣，表現出更強的關聯性、服務性的特點。企業檔案事業只有走出神秘象牙塔，聯系于企業發展、根植于企業發展、服務于企業發展，才能有廣闊的發展空間，走向真正意義上的現代化。這就要求企業檔案人要改變檔案資料“鎖在深閨人不識”的狀況，充分運用互聯網思維、大數據技術，優化檔案服務措施，強化智能查詢，改進服務內容。積極探索發展諸如信息導航服務、增值服務、推送服務等以用戶為中心的檔案服務新模式，盡快實現開放融入型的檔案管理目標。三是由分散向集約轉型。長期以來，檔案保管機構各自為政，造成檔案資源長期分散，這種傳統管理模式帶來的弊端急需變革。大檔案理念就是按照實際情況，運用互聯網思維，強調檔案收集全覆蓋，將分散保存在不同檔案保管機構的檔案資源集中統一到綜合檔案館，實現檔案資源的集中與整合，并建立檔案資源管理平臺，實現檔案實體的集中以及檔案數據資源的集聚。借助這一理念，構建區域性大檔案格局，打破檔案保管機構之間有關檔案接收利用界限，廣泛整合區域范圍內的全部檔案資源，以方便各方面使用。建立綜合檔案室,檔案從分散到集中,檔案室從雜鋪到金庫,如此就能夠優化配置，建立門類齊全、資源豐富、結構合理的館藏體系，實現互聯網+檔案資源的目標。四是由保管向服務轉型。傳統的檔案管理局限于檔案保存和管理，服務意識和服務能力不足。這與網絡時代的社會現實需求不相適應，導致檔案管理不能為企業和社會提供優質的服務。傳統檔案工作及檔案部門亟需重新定位、改革創新。從被動保管到主動服務,從檔案保管到信息數據資源中心，是檔案工作實現轉型的必由之路。檔案部門要在企業中扮演主動的服務者角色,增強主動提供參考信息的意識，以信息化手段提高檔案服務能力。突出為企業發展服務，盡快完成由保管到服務的轉變。

三，充分利用大數據技術，推動檔案資源開發利用工作創新

大數據時代的到來，使數據成為了重要的生產因素。企業檔案作為企業生存發的客觀記錄，是企業數據的基礎，具有不可估量的時代價值。在企業科技化、信息化、現代化的道路上，如何整理、篩選檔案的大數據，使其進一步發揮數據基石的作用，延伸企業發展空間、拓展企業發展方向，對于企業尤為重要。

（一）以“信息化”為手段，不斷提升檔案管理水平

企業檔案信息化的內容主要有兩方面:一是狹義上的信息化，就是將檔案自身的內容信息化；二是廣義上的信息化，是將企業檔案信息與社會政治、經濟、文化等方面的信息進行融合處理的信息化。

提升檔案管理信息化水平，建立有效的文件檔案管理信息系統是前提。為此要做好以下幾項工作：首先，改進和規范在應用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應檔案管理工作的需要；其次，依據文件處理流程進行檔案信息化系統軟件功能設計；再次，在信息系統中建立完善的內部控制制度，確保檔案的安全。提升檔案管理信息化水平，建立一支具有現代科學技術知識和業務知識的檔案專業隊伍是關鍵。現代化的設備需要人來操作，檔案工作信息化需要人來實現。檔案工作人員必須增強掌握檔案管理現代化技術、進行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務與咨詢等方面的能力。我們要以這次檔案職業技能競賽為契機，積極組織開展檔案競賽、調考、培訓，加快檔案技術人才培養，著力打造一支政治強、業務精、作風硬、紀律嚴的高素質檔案人才隊伍。

（二）以“私有云”為保障，推進數字檔案館建設

中央企業具有機構龐大、地域分布廣，下屬單位較多且層次復雜等特點。在大數據環境下，實現企業檔案資源集中開發應用、分級管理，構建具備檔案資源數字化、信息采集標準化、信息存儲安全化、信息服務網絡化等特點的立體式企業數字檔案館，是集團企業數字檔案管理最佳解決之道。私有云一般在防火墻之后，是供自己內部人員或分支機構使用的云，能夠提供對數據、安全性和服務質量的最有效控制。對于中央企業數字檔案館來說，其包含了大量敏感性信息，要確保檔案信息資源的安全。因此，在云計算安全性未取得進展的情況下，基于私有云推動中央企業數字檔案館建設成為首選。

同時，我們要通過數字檔案館建設的具體實踐，逐步培養一批在系統開發與維護、檔案數字化加工與管理、標準法規建設與保護、相關技術的使用與研究以及數字檔案館運營與管理等方面具有持續發展能力的專業人才隊伍。軟硬件基礎設施是數字檔案館建設的基本前提條件。數字檔案館的建設要配置相應的網絡設備、服務器、檔案數字化設備以及系統軟件等。數字檔案信息資源是數字檔案館建設的核心內容。一方面，要做好多種媒體形式的原始館藏檔案(如紙質檔案、照片檔案、聲像檔案等)的數字化處理和電子文件的接收，通過對數字檔案的整理加工重組，建立多種形式的數字檔案信息資源庫;另一方面，要加強對網絡檔案信息資源的搜集、組織和開發利用。要基于私有云，最終通過各個數字檔案館建設，建成高質量的中央企業數字檔案信息庫，更好的服務于中央企業發展，服務于國民經濟建設。

（三）以“大數據”為統領，推動資源深度挖掘利用

當前，許多企業檔案館建設處于一種“資源中心”模式，重藏輕用。檔案館的工作重心是資源接收進館，檔案館館藏轉化為信息資源的能力嚴重不足，這就使得原本步入半衰期的檔案資源直接進入休眠期乃至死亡期，進而導致掌握著企業最有價值信息的檔案館卻在數字化時代不斷邊緣化。大數據時代，數據不再僅是‘捕撈’后加以存儲的對象，而應當轉變成一種基礎資源，用數據這種資源來協同解決其他諸多領域的問題。從大量數據中分析潛在的價值決定著大數據時代檔案館的發展水平及方向，這也就意味著大數據時代，檔案館的傳統業務將向檔案資源的深度挖掘、綜合分析方向轉移。

“寶劍鋒從磨礪出，梅花香自苦寒來”。央企檔案人只有不斷提升企業檔案資源深度挖掘與綜合分析能力，才能更好地服務于企業發展大局。檔案人要緊緊圍繞企業中心工作開發檔案信息資源，為用戶提供多種多樣的檢索方式，將檔案資源開發向檔案信息實體開發、信息開發和信息知識開發延伸。要積極運用計算機技術、縮微復制技術、光盤技術等現代先進技術的發展，為檔案信息的存貯、管理和利用提供新的設備和手段。在大數據的背景下，要利用這些新技術，對檔案館的設備進行配置和更新，對檔案館信息資源提供更深層次的開發利用。總之，在大數據環境下，我們要通過對檔案資源的深度挖掘、綜合分析，真正使檔案資源成為企業最珍貴的資源、最寶貴的財富。

當然，檔案數據資源開發利用單純依靠檔案管理部門也難以完成，借這個機會我也希望各中央企業領導同志要高度重視檔案工作，要在企業內部形成共識與合力，加深理解認識，加大投入力度，加強人才引進，加快工作部署，使得我們檔案工作在大數據背景下煥發新的強大的生機與活力！

這個瞬息萬變的社會、這個大數據深度發展的時代，對各行各業都提出了更高的要求。在當今激烈的市場競爭中，我們中央企業比任何時候都更加需要數據信息。深度開發、綜合分析檔案資源所得的與企業的實物資產同等重要的數據信息，對我們企業的生存發展無疑起著不可替代的作用。在此，我希望我們央企檔案人增強使命感、榮譽感，堅守為黨管檔、為國留史、為企立傳的價值追求，充分利用大數據技術深度開發檔案資源，讓其真正起到“傳承文化、服務中心、防范風險、維護權益”的作用，為實現中華民族偉大復興夢、全面構建和諧社會而努力奮斗！